Setomaa valla kaasamiskava

1. Üldsätted

1.1. Dokumendi eesmärk

Setomaa valla kaasamiskava (edaspidi kaasamiskava) eesmärk on kujundada süsteemne, läbipaistev ja järjepidev raamistik elanike, kogukondade, ettevõtjate, vabaühenduste, külade esindajate ning teiste huvirühmade kaasamiseks Setomaa valla tegevustesse ja otsustusprotsessidesse.

Kaasamiskava eesmärk on:

• tagada õigeaegne ja arusaadav teavitamine valla tegevustest ning kavandatavatest otsustest;
• luua selged ja kättesaadavad võimalused arvamuste, ettepanekute ja algatuste esitamiseks;
• tugevdada kogukondade usaldust kohaliku omavalitsuse vastu;
• parandada otsuste kvaliteeti kohaliku teadmise ja kogemuse kaasamise kaudu;
• tagada tagasiside andmine kaasamise tulemustest.

1.2. Kohaldamisala

Kaasamiskava kohaldatakse Setomaa valla tegevustes, kus:

• valmistatakse ette või tehakse kohaliku elu küsimusi mõjutavaid otsuseid;
• koostatakse või muudetakse arengudokumente;
• viiakse läbi planeerimismenetlusi;
• kogutakse elanike tagasisidet valla teenuste, elukeskkonna ja juhtimise kohta;
• kasutatakse püsivaid või ajutisi kaasamiskanaleid kogukondade ja huvirühmadega suhtlemiseks.

1.3. Õiguslik alus

Kaasamiskava koostamisel ja rakendamisel lähtutakse eelkõige:

• Kohaliku omavalitsuse korralduse seadusest (KOKS);
• Planeerimisseadusest (PlanS);
• Setomaa valla õigusaktidest, sh volikogu komisjonide tööd ja külavanemate süsteemi reguleerivatest sätetest;
• hea halduse, läbipaistvuse ja kaasamise põhimõtetest.

2. Kaasamise põhimõtted

Setomaa vald lähtub kaasamisel järgmistest põhimõtetest:

2.1. Varajane kaasamine

Kaasamine toimub võimalikult varajases etapis, enne lõplike otsuste kujunemist, et huvirühmade sisend saaks otsuseid sisuliselt mõjutada.

2.2. Selgus ja arusaadavus

Kaasamisteated, eelnõud ja selgitused esitatakse võimalikult arusaadavas vormis. Vajaduse korral lisatakse lühikokkuvõtted, selgitavad materjalid ja kontaktid küsimuste esitamiseks.

2.3. Kättesaadavus ja mitmekanalilisus

Kaasamisel kasutatakse nii digitaalseid kui ka vahetuid suhtluskanaleid, arvestades Setomaa valla piirkondlikku eripära ja elanike erinevaid võimalusi osalemiseks.

2.4. Piirkondlikkus ja kogukondlikkus

Kaasamises arvestatakse külade, piirkondade ja kogukondade eripära ning kasutatakse olemasolevaid kohalikke võrgustikke (sh külavanemate süsteemi).

2.5. Läbipaistvus

Võimalusel avalikustatakse kaasamise etapid, olulised materjalid, kokkuvõtted ja tulemused viisil, mis võimaldab elanikel mõista otsuste kujunemist.

2.6. Tagasisidestamine

Elanikele ja huvirühmadele antakse mõistliku aja jooksul tagasisidet selle kohta, kuidas esitatud ettepanekuid arvestati või miks neid ei olnud võimalik arvestada.

2.7. Järjepidevus

Kaasamine on valla igapäevase juhtimise osa ning toimub aasta läbi, mitte ainult üksikute menetluste raames.

3. Seadusest tulenevad kaasamisvõimalused ja -kohustused

3.1. Elanike osalemine kohaliku omavalitsuse teostamises (KOKS)

Setomaa vald tagab seadusest tulenevad kohaliku osaluse võimalused, sealhulgas:

• kohaliku rahvaalgatuse õiguse kasutamise võimaluse KOKSis sätestatud tingimustel;
• kohaliku rahvaküsitluse korraldamise võimaluse kohaliku elu küsimustes volikogu otsusel;
• kohaliku omavalitsuse tegevust puudutava teabe kättesaadavuse seadusest tulenevas ulatuses.

3.2. Volikogu istungite avalikkus

Volikogu istungid on avalikud seaduses sätestatud korras. Setomaa vald toetab avalikkuse teavitamist volikogu tööst ning kasutab selleks mh istungite teavitamist valla infokanalites ja avalikke ülekandeid/salvestusi vastavalt väljakujunenud praktikale.

3.3. Arengukava ja eelarvestrateegia koostamine ja kaasamine

Arengukava ja eelarvestrateegia koostamisel ning muutmisel tagab vald seadusest tuleneva kaasamise, sealhulgas:

• avalike arutelude korraldamise kõigi huvitatud isikute kaasamiseks;
• eelnõu avalikustamise valla veebilehel vähemalt seaduses nõutud tähtajaks;
• ettepanekute kogumise ja läbivaatamise;
• menetluse tulemuste ja vastuvõetud dokumentide avalikustamise.

3.4. Planeeringumenetluse avalikkus (PlanS)

Planeeringute koostamisel tagab vald avalikkuse kaasamise vastavalt planeerimisseadusele, sealhulgas:

• menetluse avalikustamise ja asjakohase teavitamise;
• avaliku väljapaneku korraldamise;
• arvamuste ja ettepanekute esitamise võimaluse;
• avaliku arutelu läbiviimise seaduses sätestatud juhtudel ja korras.

4. Setomaa valla kaasamiskanalid ja praktikad

Setomaa vald kasutab kaasamisel alljärgnevaid peamisi kanaleid ja praktikaid.

4.1. Arengukava ja eelarvestrateegia avalikustamine ning kaasamine

Arengukava ja eelarvestrateegia koostamise protsessis kasutatakse kombineeritud kaasamist:

• valla veebilehel avalikustamine;
• avalikud arutelud;
• ettepanekute esitamise võimalus kirjalikult ja elektrooniliselt;
• vajadusel sihtrühmapõhised arutelud (nt külavanemad, ettevõtjad, valdkondlikud partnerid).

Vald avalikustab võimalusel lisaks eelnõudele ka lühikokkuvõtteid, et parandada materjalide arusaadavust.

4.2. Planeeringute menetluse kaasamine

Planeeringumenetluste puhul kasutatakse seaduses nõutud teavitamise ja avalikustamise kõrval täiendavaid selgitavaid tegevusi vastavalt menetluse mõjule ja ulatusele, sh:

• lihtkeelne teavitus valla infokanalites;
• vajadusel piirkondlik teavitus külavanemate või kohalike kontaktvõrgustike kaudu;
• avaliku arutelu järel kokkuvõtlik teave menetluse edasise käigu kohta.

4.3. Iga-aastased rahuloluküsitlused

Setomaa vald viib läbi iga-aastaseid rahuloluküsitlusi, mille eesmärk on koguda elanike hinnanguid valla teenustele, elukeskkonnale ja juhtimisele.

Rahuloluküsitluste tulemusi kasutatakse eelkõige:

• arengukava ja eelarvestrateegia sisendina;
• teenuste arendamise prioriteetide seadmisel;
• valla tegevuse mõju jälgimisel ajas.

Vald avalikustab küsitluse tulemuste kokkuvõtte ning võimalusel seob peamised järeldused kavandatavate tegevustega.

4.4. Volikogu istungite avalikud ülekanded ja salvestused

Setomaa vald toetab volikogu töö läbipaistvust avalike ülekannete ja/või salvestuste kaudu. Avalikkusele tagatakse teave istungite toimumise aja, päevakorra ning võimalusel järelvaatamise kohta valla infokanalites.

4.5. Tagasiside vormid valla kodulehel

Valla kodulehel kasutatakse tagasiside ja pöördumiste esitamise vorme (sh teabenõude vormi ja muid kontaktlahendusi), mis võimaldavad elanikel:

• esitada küsimusi;
• teha ettepanekuid;
• anda tagasisidet valla tegevuse kohta;
• pöörduda valla poole konkreetsete muredega.

Vald tagab pöördumiste menetlemise ning suunamise pädevale ametnikule või struktuuriüksusele.

4.6. Valla ajaleht (Ajaleht Setomaa) ja valla infokanalid

Valla ajaleht ja teised infokanalid (sh koduleht, sotsiaalmeediakanalid, vajadusel teavitused kogukondlike võrgustike kaudu) on olulised kaasamise toetavad vahendid, mille kaudu:

• tutvustatakse valla otsuseid ja kavandatavaid tegevusi;
• selgitatakse elanike osalusvõimalusi;
• avaldatakse küsitluste, arutelude ja menetluste kokkuvõtteid.

4.7. Külavanemate süsteem

Külavanemate süsteem on Setomaa valla kogukondliku kaasamise oluline osa. Külavanemad toimivad valla ja küla(de) vahelise teabevahetuse ning kogukondlike ettepanekute vahendajana.

Külavanemate süsteemi kaudu:

• vahendatakse infot valla olulistest otsustusprotsessidest;
• kogutakse külade ettepanekuid ja tähelepanekuid;
• toetatakse piirkondlikku osalemist arengudokumentide, planeeringute ja muude kohaliku elu küsimuste aruteludes.

4.8. Volikogu komisjonidesse volikoguväliste liikmete kaasamine

Setomaa vald kasutab volikogu komisjonide töös võimalust kaasata volikoguväliseid liikmeid ja valdkondlikke asjatundjaid vastavalt õigusaktidele ja valla kehtestatud korrale.

Selle eesmärk on:

• tugevdada komisjonide sisulist kompetentsi;
• tagada kogukondade ja valdkondade parem esindatus;
• parandada volikogu otsuste ettevalmistamise kvaliteeti.

5. Kaasamise korraldus ja töökorralduslikud põhimõtted

5.1. Kaasamise kavandamine

Kaasamise kavandamisel määratletakse võimalusel enne protsessi algust:

• kaasamise eesmärk;
• sihtrühmad ja mõjutatud osapooled;
• kasutatavad kaasamiskanalid;
• ajakava;
• vastutavad isikud või üksused;
• tagasisidestamise viis.

5.2. Kaasamise kanalite kombineerimine

Setomaa vald eelistab oluliste teemade puhul kombineeritud lähenemist, kasutades vajadusel samaaegselt:

• veebipõhist teavitamist ja tagasiside kogumist;
• avalikke arutelusid;
• külavanemate võrgustikku;
• valla ajalehte ja muid infokanaleid;
• volikogu komisjonide sisulist eeltööd.

5.3. Tagasiside koondamine ja avalikustamine

Olulisemate kaasamisprotsesside (eelkõige arengukava/eelarvestrateegia ja suurema mõjuga planeeringud) puhul koondatakse laekunud ettepanekud ning koostatakse kokkuvõte, milles märgitakse võimalusel:

• ettepaneku sisu;
• valla seisukoht;
• arvestamise ulatus ja põhjendus.

6. Kaasamise aastaring Setomaa vallas

Kaasamine toimub aasta läbi ning selle põhielemendid seotakse valla planeerimis- ja juhtimistsükliga.

6.1. I kvartal

• eelneva perioodi kaasamistegevuste kokkuvõte;
• iga-aastase rahuloluküsitluse ettevalmistus ja/või läbiviimine;
• volikogu komisjonide töökorralduse ja prioriteetide tutvustamine;
• valdkondlikud arutelud komisjonides ja sihtrühmade kaasamine vastavalt valla tööplaanile;
• külavanemate infovahetuskohtumised vastavalt vajadusele.
• planeeringumenetluste teavitused ja arutelud vastavalt menetluste ajakavale.

6.2. II kvartal

• iga-aastase rahuloluküsitluse ettevalmistus ja/või läbiviimine;
• valdkondlikud arutelud komisjonides ja sihtrühmade kaasamine vastavalt valla tööplaanile;
• külavanemate infovahetuskohtumised vastavalt vajadusele.
• arengukava ja eelarvestrateegia sisendi kogumine.
• planeeringumenetluste teavitused ja arutelud vastavalt menetluste ajakavale.

6.3. III kvartal

• iga-aastase rahuloluküsitluse esmane analüüs;
• külavanemate infovahetuskohtumised vastavalt vajadusele.
• valdkondlikud arutelud komisjonides ja sihtrühmade kaasamine vastavalt valla tööplaanile;
• planeeringumenetluste teavitused ja arutelud vastavalt menetluste ajakavale.
• arengukava ja eelarvestrateegia sisendi kogumine.

6.4. IV kvartal

• arengukava ja eelarvestrateegia eelnõu avalikustamine ning avalikud arutelud;
• ettepanekute koondamine ja tagasisidestamine;
• külavanemate infovahetuskohtumised vastavalt vajadusele.
• valdkondlikud arutelud komisjonides ja sihtrühmade kaasamine vastavalt valla tööplaanile;
• planeeringumenetluste teavitused ja arutelud vastavalt menetluste ajakavale.

7. Rollid ja vastutus

7.1. Vallavalitsus

Vallavalitsus:

• korraldab seadusest tulenevad kaasamisprotsessid;
• tagab teabe avalikustamise valla infokanalites;
• koordineerib tagasiside kogumist, menetlemist ja koondamist;
• toetab külavanemate süsteemi toimimist ja infovahetust;
• tagab koostöö volikogu komisjonide ja teiste partneritega.

7.2. Vallavolikogu

Vallavolikogu:

• tagab avaliku arutelu poliitilise ruumi seaduses sätestatud korras;
• kasutab komisjone otsuste ettevalmistamisel ja huvirühmade sisendi arvestamisel;
• otsustab kaasamist puudutavate valla õigusaktide vastuvõtmise ja muutmise.

7.3. Volikogu komisjonid

Volikogu komisjonid:

• töötavad läbi oma valdkonda puudutavad ettepanekud;
• kaasavad vajadusel volikoguväliseid liikmeid ja asjatundjaid;
• annavad seisukohti ja ettepanekuid volikogule ning vallavalitsusele.

7.4. Külavanemad

Külavanemad:

• vahendavad teavet valla ja kogukondade vahel;
• koguvad ja edastavad küla(de) ettepanekuid ning tähelepanekuid;
• osalevad vajadusel valla korraldatud aruteludes ja infovahetuskohtumistel.

7.5. Kommunikatsiooni ja teavituse korraldajad

Valla kommunikatsiooni eest vastutav isik:

• tagab kaasamisteadete arusaadavuse ja õigeaegsuse;
• koordineerib teabe avaldamist kodulehel, valla ajalehes ja muudes kanalites;
• toetab kaasamise tulemuste kokkuvõtete avalikustamist.

7.6. Kaasamispraktikate ülevaatamine

Kaasamiskava rakendamist ja kaasamispraktikaid vaadatakse perioodiliselt üle ning vajadusel tehakse ettepanekud nende täiendamiseks, arvestades valla vajadusi, elanike tagasisidet ja õigusruumi muudatusi.

8. Rakendussätted

8.1. Rakendamine

Kaasamiskava rakendatakse Setomaa valla igapäevase juhtimise, planeerimise ja otsustusprotsesside osana.